Qué tener en cuenta al hacer copias de seguridad de tu negocio

Cuando vas a traspasar un negocio, o éste cambia de manos, uno de los procesos inevitables es pasar todos los datos a los nuevos propietarios. Tener copias de seguridad de toda la información es muy importante, ya que si no tienes tu inventario, facturas, trabajos realizados y cualquier otro elemento importante, los nuevos responsables del negocio podrían tener dificultades operativas.

En esta línea, es muy importante que hagas copias de seguridad de todos los archivos de tu negocio. Además, hay varios elementos que tienes que tener en cuenta si vas a hacer copias de seguridad de los archivos. Te los explicamos en este post.

Qué tener en cuenta si haces copias de seguridad de tu negocio

Hay varios elementos que hay que decidir de antemano si vas a hacer copias de seguridad de los datos de tu negocio.

1. ¿Cuánto espacio ocupan los archivos?

A lo mejor los datos de tu negocio ocupan apenas 20 GB, o puede que necesites 1 TB o más. Lo importante que debes tener claro es cuánto espacio en disco requieren los datos, ya que dependiendo de ello podrás guardarlos en un tipo de dispositivo u otro.

Por ejemplo, si has pensado traspasar todos los datos a un nuevo servidor, saber cuánto ocupan es importante a la hora de saber qué servidor contratar. Si contratas un servidor que soporta 60 GB, pero tu negocio requiere mucho más espacio para todos tus archivos, probablemente te encuentres con el problema de que no puedes almacenarlo todo.

2. ¿Dónde vas a guardar los archivos de tu negocio?

Esta es otra gran pregunta que hay que responder. ¿Vas a guardar los archivos de tu negocio en un nuevo ordenador? ¿O los quieres tener en un USB o disco duro externo? Si piensas trabajar en la nube o en remoto, es muy importante que tengas claro que tenerlos en el USB o en el ordenador no es una opción.

Porque cuando hagas cualquier modificación en tus archivos del negocio, tus datos estarían solamente en ese soporte o sistema. Si quieres que otros responsables del negocio puedan verlos, tendrían que estar en la misma oficina. Y aún así sigue siendo una tarea incómoda, porque puede que en cada ordenador tengas una versión distinta del mismo archivo, lo que puede dar lugar a muchos errores.

Nosotros te recomendamos que guardes tus archivos en la nube o en un servidor propio de la empresa. Puedes contratar el servicio de mantenimiento de servidores si no quieres tener que hacerte cargo de la parte más técnica, que requiere de los servicios de profesionales informáticos.

3. ¿Qué archivos necesitas conservar?

Una pregunta que quizás te hagas es si todos tus archivos son importantes y merece la pena conservarlos. ¿De verdad que esos 60 GB que necesitas guardar no podrían convertirse en 40? Es posible que tengas una visión errónea sobre cuántos ficheros realmente son útiles para tu negocio. 

Puede que tengas archivos duplicados, con lo que sólo necesitas conservar uno. Tal vez tengas varias versiones de un mismo archivo, pero sólo necesitas conservar la última versión. Ésta tarea puede ser enormemente difícil si tienes miles y miles de archivos, por lo que no siempre es un plato de buen gusto. Pero puede ayudarte a poner orden en la gestión de los datos de tu negocio.

Evita convertir los archivos de tu negocio en un cajón desastre

Muchas empresas y empleados hacen lo mismo. Acumulan miles y miles de archivos de todo tipo y los guardan en los ordenadores, sin saber exactamente qué es lo que tienen guardado, ni dónde, ni cómo recuperarlo. Se guardan versiones similares de un mismo archivo, o incluso hay quien hace copias de seguridad y guarda las copias en el mismo ordenador.

Todo esto lo único que hace es quitar espacio de tu disco duro y tu ordenador puede empezar a perder rendimiento, especialmente si tienes el disco duro lleno. Afortunadamente en los ordenadores más modernos los problemas con el disco duro no suelen ser habituales, ya que cuentan con un amplio espacio. Pero si llevas mucho tiempo sin hacer limpieza y trabajas con archivos pesados, puedes llevarte más de una sorpresa.

Nosotros te recomendamos que hagas copias de seguridad externas de tus archivos. Así, si se da el caso de que tienes que traspasar el negocio, o simplemente quieres acceder a tus datos desde otro ordenador, sólo necesitarás descargar tu copia de seguridad. No dependerás de estar en el ordenador de la oficina para poder acceder a la información de tu negocio. Y tampoco tendrás que correr riesgos, como guardar todos los datos en un disco duro externo o usb, que al final y al cabo es un dispositivo físico que puede estropearse.

En Gadae te damos todas las facilidades para que puedas hacer copias de seguridad y te sea más fácil trabajar con tus archivos. Contacta ahora con nosotros sin compromiso.

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