Los dispositivos USB, pen-drive o tarjetas de memoria son herramientas comunes en el día a día de las empresas. Una memoria USB permite transportar archivos de un sitio a otro, llevar ficheros a una copistería para imprimir, entregar unos documentos a alguien de otro departamento, hacer copias de seguridad, etc.

Sin embargo, pese a su popularidad, su uso entraña algunos riesgos de los que no debemos olvidarnos y que pueden poner en serio riesgo la seguridad informática de nuestra empresa. Veamos cuáles son y por qué deberías utilizar estos dispositivos con más cuidado.

¿Cómo usamos la memoria USB en la empresa?

La idea de este post no es decir que no debamos utilizar memorias USB. Pero sí que debemos ser conscientes de que hay algunos malos usos para los que este tipo de dispositivos directamente no es la solución.

Por ejemplo:

• Las memorias USB no son una herramienta adecuada para realizar copias de seguridad de forma habitual, aunque puedan utilizarse para esto. La razón de esto es que, independientemente de su capacidad, es un dispositivo físico susceptible de perderse o estropearse, al igual que podría pasar con un CD o un documento en papel. Por otro lado, la información estaría ubicada en un único lugar.
• Tampoco el USB debe considerarse como un sustituto de una red informática. “Si compartimos archivos a través de la memoria”, pensarán algunos, “ya no nos hace falta tener nuestros ordenadores conectados en red para compartir archivos”. Por ejemplo, para imprimir un archivo. Sin embargo, todos sabemos que esto no es así y que, de hecho, el sentido de una red informática es que podamos compartir información de manera continuada.

Por otro lado, cabe hablar también de los riesgos que implican las memorias USB por su propia naturaleza y el uso que les damos habitualmente.

El principal riesgo de las memorias USB

Como ya sabrás, el problema de las memorias USB es que generalmente van conectándose a diferentes ordenadores. Con absoluta confianza, introducimos una memoria USB en nuestro ordenador sin preguntarnos en qué ordenadores ha estado, si alguien le ha introducido un virus o si nuestra computadora tiene las medidas de seguridad necesarias.

Las memorias USB son una fuente de infecciones y propagación de virus, que muchas veces llegan a través de las copisterías, ya que pasan a través de ordenadores que han estado expuestos al contacto directo con cientos o miles de otros dispositivos.

Podemos tener cuidado a la hora de navegar en Internet en nuestro ordenador, ser prudentes con nuestros datos personales, o incluso disponer de un antivirus instalado. Pero si conectamos a nuestro ordenador memorias USB cuyo origen desconocemos, es casi tan peligroso como si nos descargáramos un archivo desconocido. Lo único que difiere es el procedimiento, pero el peligro es real.

¿Cómo evitar que te entren virus a través de memorias USB?

Si quieres evitar que las memorias USB se conviertan en la vía de entrada de virus informáticos en tus ordenadores, hay determinadas medidas que se pueden tomar.

1. Tus ordenadores deben estar plenamente preparados en términos de seguridad. Antivirus actualizado, firewall y sistema operativo actualizado.

2. Antes de abrir una memoria USB, analízala con el antivirus para comprobar que no hay riesgo de infección.

3. No conectes tus lápices de memoria a ningún ordenador externo cuyo origen desconozcas. Es mejor utilizar las memorias USB como dispositivos para trasladar información interna de tu empresa, pero entre ordenadores cuya seguridad depende de ti. Si has de brindar información a través de una memoria USB a terceros, analiza, formatea y limpia esa memoria después de que te la devuelvan para mayor seguridad.

4. No abuses de las memorias USB o dispositivos de disco duro externo. Se pueden almacenar archivos en la nube, en servidores externos, con unos niveles de seguridad mucho mayores y mayor flexibilidad a la hora de programar copias de seguridad automatizadas y de forma regular.

Cómo cuidar tus dispositivos USB

Más allá del riesgo principal de convertirse en fuente de infecciones de virus informáticos, los dispositivos USB también tienen riesgos físicos. Pueden:

• Perderse o robarse fácilmente.
• Perder toda o parte de la información almacenada.
• Estropearse sin que puedas recuperar lo que has guardado.
• Quedar inutilizables.
• Deteriorarse o calentarse.
• Dar problemas de conectividad debido al deterioro de cables y/o conectores.

En otras palabras, el uso del USB debería ser coyuntural para situaciones muy apremiantes en las que no se pueda utilizar otra vía más rápida y segura. A largo plazo, sin embargo, no son el sistema más seguro ni para almacenar copias de seguridad, ni para transportar archivos de un sitio a otro.

Te recomendamos que revises la seguridad de tus ordenadores para mejorar al máximo tu seguridad. En caso de que se te haya introducido un virus por una memoria USB, contacta con nuestro soporte informático para solucionar tu problema.

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Hay empresas en las que todavía se sigue utilizando Windows XP, o Windows Vista. Estos sistemas operativos están completamente obsoletos. No se hacen ya actualizaciones. Sin embargo, es cierto que muchos usuarios no han cambiado todavía de sistema operativo, probablemente porque el SO les venía de fábrica y no saben muy bien cómo llevar a cabo una operación de estas características.

No obstante, cambiar de un sistema operativo obsoleto a uno que reúna las condiciones básicas de seguridad y buen rendimiento es importante. En este post queremos darte algunas razones para cambiar de XP y Windows Vista a otro sistema operativo, que bien puede ser Windows 7,8 o 10.

¿Por qué abandonar XP o Windows Vista es un asunto importante?

Cambiar de sistema operativo no se debe sólo al hecho de que Microsoft ya no esté dando soporte para Windows XP, o de que en abril de 2017 ya no dará soporte para Windows Vista.

Es que otros servicios, al percatarse de que Microsoft está abandonando estos sistemas operativos a su suerte, están haciendo lo propio. Por ejemplo, Google Chrome tampoco ofrece soporte para ninguno de estos dos sistemas operativos.

Lo mismo pasa, por supuesto, con los propios programas de Microsoft. Microsoft Office 2007, por ejemplo, dejará de tener soporte también en abril de 2017. Esto obligará a muchos usuarios que lo estén utilizando a pasarse a Office 2010 por el bien de la seguridad de sus equipos.

Pero la cosa tampoco termina ahí, porque realmente el soporte no es realmente importante, ya que muchos usuarios no lo utilizan. El verdadero problema viene con las actualizaciones de seguridad de estos programas y sistemas operativos.

A medida que dejan de realizarse, los usuarios que disponen de estos sistemas operativos están trabajando con un software antiguo, que va acumulando fallos de seguridad y vulnerabilidades, y por lo tanto se convierte en blanco de muchos ciberdelincuentes. Al no existir parches, o al ser generados por la comunidad de usuarios, los riesgos que presentan para el usuario de Microsoft habitual son elevados.

¿Por qué muchos no quieren cambiar de sistema operativo?

Todo lo que venimos contando forma parte de la estrategia de Microsoft para promocionar sus nuevos sistemas operativos. Eso no quiere decir que, por ejemplo, Windows XP haya sido uno de los sistemas operativos más queridos y utilizados de Windows, o que Windows Vista haya sido uno de sus mayores fracasos.

Muchos usuarios siguen prefiriendo utilizar XP porque es al que están acostumbrados. La interfaz de Windows 8, por ejemplo, puede resultar un poco confusa para el usuario común. Sin embargo, no debemos tener miedo de cambiar a este sistema operativo, ya que podemos desactivar esta función para que salga el escritorio de Windows al inicio, como si fuera XP o Windows 7.

Siempre que nos movamos dentro del entorno Windows, cambiar de sistema operativo no cambiará nuestra manera de trabajar. Podremos seguir utilizando los mismos programas y nuestros servicios en la nube continuarán funcionando como hasta ahora.

Otras empresas y usuarios tienen miedo de cambiar de sistema operativo porque piensan que, durante el proceso, es posible que pierdan archivos importantes. O disponen de un programa empresarial instalado en el ordenador y tendrían que volver a configurarlo todo desde cero, haciendo copia de seguridad de la base de datos, o volviendo a conectar los ordenadores en red.

Es verdad que en estos casos las operaciones pueden resultar algo lentas, pero es una actividad de mantenimiento informático que en algún momento hay que emprender. Mucho más arriesgado es seguir utilizando un software obsoleto, lo que aumenta el riesgo de que en algún momento entre un virus informático que nos haga perder información relevante.

¿Qué alternativas hay a cambiar de sistema operativo?

Pasarse a Windows 7, 8 o 10 no es la única alternativa. En este blog te hemos hablado también de las ventajas de utilizar Linux en la empresa.

Lo importante es que tus ordenadores trabajen de manera funcional y a pleno rendimiento, lo que no siempre requerirá mejoras de hardware. También que los usuarios que van a trabajar con ellos puedan conocer las tareas básicas que pueden llevar a cabo.

Linux dispone de un centro de software desde el que podremos llevar a cabo instalación de programas de todo tipo. La comunidad de Linux es amplia y numerosa, si bien es cierto que muchos software a los que estamos acostumbrados no los vamos a poder utilizar, al menos instalándolos en nuestra computadora.

No obstante, hay alternativas, como por ejemplo empezar a utilizar software en la nube. Adobe ofrece a los usuarios la posibilidad de trabajar con sus programas a través de Internet y sin que tengas que mantenerlos instalados en tu ordenador.

Lo esencial es que te asesores con nosotros sobre la opción que más te conviene a tu negocio. Nuestro servicio de mantenimiento informático puede ayudarte en esta tarea. Escríbenos a nuestro formulario de contacto contándonos tus necesidades.

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