¿Qué es la ofimática y para qué sirve?

Todo el que trabaja en una empresa está más o menos familiarizado con herramientas de ofimática. Aunque quizás no sabías que se llamaban así, ni las posibilidades que tiene implementar una suite ofimática en tu negocio.

En este artículo te explicaremos qué es la ofimática, para qué sirve, algunas aplicaciones ofimáticas que deberías conocer y por qué son importantes los programas ofimáticos en tu negocio. Si necesitas implementar e instalar programas o una suite de oficina en tu empresa, solicita nuestro servicio de mantenimiento informático.

Significado de ofimática

¿Cuál es la definición de ofimática? Se trata de un acrónimo, en el que se mezclan las palabras “ofi” y “mática”. Ofi viene de oficina y “mática” hace referencia a la informática. 

El significado de ofimática vendría a ser algo así como el conjunto de aplicaciones y técnicas que hacen posible la informática de oficina. A través de ésta, se pueden realizar diferentes procedimientos, tareas y funciones que pueden ser útiles para las tareas de gestión empresarial.

Aplicaciones ofimática más conocidas

Un paquete de oficina o conjunto de aplicaciones de oficina es ni más ni menos que una serie de programas para utilizar en la oficina. 

Veamos cuáles son las herramientas de ofimática más habituales:

• Procesamiento de texto
• Hojas de cálculo
• Herramientas de dibujo
• Presentación de diapositivas
• Creación de notas
• Gestión de correo electrónico
• Gestión de bases de datos
• Administración de proyectos
• Diseño de páginas web

Todo esto seguro que te suena a un conjunto de programas informáticos que utilizas habitualmente. En el caso de Microsoft, hablamos de la suite de Microsoft Office, donde se encontrarían el Microsoft Word, el Microsoft Excel o el Powerpoint. 

El concepto de suite ofimática es muy importante en las empresas, ya que existen diferentes paquetes de programas que cumplen esas funciones. Si bien es verdad que los de Microsoft son los más conocidos, no es la única opción para que en los ordenadores de tu empresa puedas trabajar y realizar estas tareas.

Ventajas de una suite ofimática en la nube

Ahora se ha puesto de moda que muchas de las suites te proporcionen también almacenamiento en la nube. Esto resulta mucho más cómodo para las empresas, ya que no necesitas tener una red instalada en tus sistemas informáticos para compartir datos y trabajar en remoto.

Puedes crear documentos de Word o de Excel y tener almacenados tus datos en la nube, sin que tengas que enviar los documentos de ordenador a ordenador, o tener un servidor central donde guardes todos los datos.

Así, por ejemplo, muchas empresas ya no compran y descargan el Microsoft Word o el paquete de office, sino que trabajan con Microsoft 365, que te proporciona las mismas herramientas y no necesitas tener el programa instalado en tu ordenador. 

A través de Microsoft Office 365, podrás crear, visualizar y modificar documentos de Word, Excel o Powerpoint o OneNote. Los documentos se guardan en OneDrive, que es la herramienta de almacenamiento de datos de Microsoft, lo que te permite trabajar en la nube.

Veamos algunos de los beneficios de una suite de oficina para tu empresa:

• Puedes facilitar la comunicación interna de tu empresa al compartir archivos y datos.
• Se puede trabajar en equipo o incluso modificar un documento a la vez desde distintos ordenadores.
• Los datos no se almacenan en tus ordenadores, por lo que si estos tuvieran un problema y se borrara el disco duro, no perderías la información almacenada en la nube.
• Se puede trabajar con documentos sincronizados.
• No hace falta que instales una red informática en tu empresa, ya que dispones de toda la información accesible en tu sistema de almacenamiento en la nube.

Mejores paquetes ofimáticos del mercado

No necesariamente tienes que trabajar con los paquetes ofimáticos más conocidos. Está Microsoft 365, pero también existen otras alternativas. Por ejemplo:

• OpenOffice
• LibreOffice
• Google Docs
• OnlyOffice
• iWork for iCloud
• WPS Office

Lo realmente importante es que puedas disponer de todos los programas que necesitas a diario para realizar las actividades que realices en tu empresa.

Cada uno de estos paquetes ofimáticos incluyen programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo, tratamiento de imágenes… Las interfaces pueden resultar muy parecidas en algunos casos, aunque las funciones no siempre son las mismas. Obviamente, la alternativa tradicional y más conocida es Microsoft 365.

Cómo instalar una suite de oficina en tu negocio

Como ya habrás entendido, el objetivo de las suites ofimáticas actuales no es tanto instalarlas en tus equipos informáticos, sino trabajar con ellas en la nube.

Esto permite que puedas compartir información entre distintos ordenadores y facilita el trabajo en equipo sin necesidad de implementar una red cableada.

Si eso es lo que buscas, una alternativa sencilla y económica, lo mejor en tu caso sería implementar Microsoft 365 o alguna de sus alternativas para poder trabajar eficazmente.

¿Necesita tu empresa implementar soluciones de ofimática para que puedas sacarle el máximo partido a tus sistemas? Contacta con nuestro servicio de mantenimiento de ordenadores y empieza a trabajar eficazmente.

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