Cómo desarrollar un plan de capacitación

Un plan de capacitación es un documento detallado que guiará tanto la planificación como la impartición de la instrucción. Ya sea que decidas capacitar a tus empleados de manera individual o en grupos, en persona o en línea, un plan de capacitación bien desarrollado te permitirá preparar e impartir clases minuciosas y eficaces. Algunas cosas importantes que debes tener en mente son ser lo más detallado, organizado y realista posible.

editarPasos

editarEstablecer qué metas deseas cumplir con la capacitación

1. Considera las metas de tu organización. Con el fin de realizar sesiones de capacitación eficaces, debes tener en mente los objetivos de tu empresa u organización. De este modo, tus metas te guiarán al desarrollar tu plan de capacitación. Por ejemplo, si la meta principal de tu empresa es incrementar la venta de suministros médicos, deberás asegurarte de compartir ese mensaje con los participantes.^[1]
   
   • Si tu empresa cuenta con una misión o visión, utilízalas mientras desarrollas las metas de la capacitación. Lo ideal es hacer que las metas de la capacitación sean compatibles con los objetivos generales de la empresa.
   • Ten en claro qué deseas lograr. Por ejemplo, el propósito de la capacitación podría ser preparar a los empleados ante emergencias, mejorar las ofertas de la empresa o proteger la privacidad de los clientes.
2. Identifica cuáles serán los beneficios para los participantes. Déjales en claro que habrá beneficios tangibles que cada uno de ellos ganará al completar la capacitación. Quizás se trate de una nueva certificación que lo califique para un puesto de mayor responsabilidad o quizás se trate de obtener mayor seguridad laboral para aquellos que la completen. Cualquiera sea el caso, comparte estos beneficios al inicio de la capacitación.^[2]
   
   • Señala cuáles serán las habilidades, la información y las certificaciones que los participantes ganarán al ser parte de la capacitación. Estas podrían incluir el dominio de aplicaciones específicas de software, conocimiento detallado de las políticas y procedimientos de la empresa o la mejora de las habilidades de atención al cliente.
3. Reconoce cuáles son los resultados que deseas lograr. No olvides incluir en tu plan los resultados específicos que deseas alcanzar con la capacitación, por lo que debes ser lo más claro posible. Estos resultados deben ser más específicos que las metas generales de la capacitación. Por ejemplo, podrías decir: “Al concluir la capacitación, 25 empleados nuevos estarán listos para para iniciar su primera semana de trabajo en el Departamento de Contabilidad de XYZ”.^[3]
   
   • De ser posible, resalta los beneficios de alcanzar estas metas. Por ejemplo, podrías decir: “Una vez que estos nuevos empleados sean capacitados, tendremos X horas adicionales de producción cada semana, lo cual incrementará nuestras ganancias generales en un X %”.

editarDesarrollar el contenido

1. Planifica los pasos necesarios. Un buen plan de capacitación indicará exactamente cómo alcanzarás tus metas. Recuerda siempre indicar cuánto durará la capacitación, cuántas sesiones incluirá y qué temas se tratarán en cada sesión. Asegúrate de que los pasos a tomar concuerden con tus objetivos generales.^[4]
   
   • Crea un esquema sobre los temas de la capacitación. Por ejemplo, al realizar una capacitación sobre software de productividad, tus temas podrían incluir: crear archivos, formatear texto, copiar y pegar texto y guardar archivos.^[5]
   • Descompón los temas en títulos específicos. Por ejemplo, podrías dividir el tema “formatear texto” en tres lecciones independientes: dar formato a la fuente, a los párrafos y a las tablas.
2. Diseña las lecciones. En tu plan de capacitación, incluye una lista completa de las lecciones, la cual deberá incluir sus objetivos, actividades específicas y planes de evaluación. Estos deberán incluir, a su vez, pruebas antes y después de las lecciones, debates en clase o actividades grupales. Asimismo, fija la duración de cada lección. Determina si necesitarás materiales o recursos adicionales para las lecciones individuales.^[6]
   
   • Determina cuál es la mejor modalidad de capacitación. Quizás desees impartir la capacitación mediante archivos en línea, videoconferencia, de manera presencial o con archivos de audio. No olvides elegir el método que mejor se adecúe a tus objetivos. Por ejemplo, la navegación software se podría enseñar mejor en persona o por videoconferencia, mientras que la entrega de información sobre procedimientos de seguridad se podría comunicar mejor a través de archivos basados en la web.
   • Anima a los participantes a estar 100 % comprometidos con las actividades de la capacitación. Los enigmas, los ejercicios de resolución de problemas, las preguntas y las actividades de redacción son buenas maneras de mantener a los participantes enfocados en las tareas.
   • La participación puede ayudar a que los asistentes absorban mejor el material.
   • Adecúate a los diferentes estilos de aprendizaje. Ver demostraciones en video, escuchar audios y participar en ejercicios prácticos son maneras de diversificar las actividades.
3. Esboza la estructura de la capacitación. En tu plan, ofrece detalles específicos sobre todos los métodos que utilizarás. Por ejemplo, si planificas utilizar una variedad de modalidades, tal como sesiones por Skype o presenciales, deja eso bien en claro en el esquema. Asimismo, resulta útil explicar cuáles son tus objetivos al utilizar dicha variedad de métodos.^[7]
   
   • Por ejemplo, explica que utilizarás la modalidad de capacitación individual para las tareas orientadas a los detalles. Algunas tareas se aprenden mejor al observarlas y realizarlas activamente durante un periodo de tiempo sustancial. En este caso, la capacitación individual impartida en la forma de repetición de procesos realizados por una persona experimentada podría ser la mejor opción.
   • También podrías resaltar que capacitarás a las personas en pequeños grupos para aquellas tareas que requieran interacción. Por ejemplo, enseñar habilidades relativas a la atención al cliente debe realizarse con pequeños grupos y empleando actividades de juego de roles y de resolución de problemas.
   • Emplea grupos grandes para capacitar a los empleados con respecto a pautas generales. Puedes impartir información y pautas generales en grupos grandes. De ser necesario, divide los grupos grandes en grupos más pequeños.
4. Fija una duración de tiempo. Con el fin de dominar nuevas habilidades, los participantes podrían necesitar una hora de clase por día durante varias semanas. Si debes capacitarlos para una fecha específica, incluye dicho requisito en tu plan de capacitación. Indica si tus empleados deberán añadir esta capacitación a sus deberes adicionales o si deberán pedirle a otros compañeros de trabajo que los cubran mientras se capacitan.^[8]
   
   • Establece un cronograma para realizar los preparativos necesarios. Por ejemplo, es una buena idea contratar a tu instructor con un mes de anticipación, reservar una sala de reuniones con dos semanas de anticipación e informar a todos los participantes sobre la ubicación y los requisitos de la capacitación con varias semanas de anticipación.
5. Crea una sección de preparación para la capacitación. Tu plan de capacitación debe constar de un documento integral que facilite a los demás seguir tus instrucciones. Por lo tanto, debes indicar en él exactamente cómo prepararse para las sesiones de capacitación. Sé lo más específico posible, de modo que los instructores tengan una idea clara de cómo alcanzar las metas.^[9]
   
   • Incluye una lista de recursos en el plan de capacitación. Es posible que los instructores necesiten herramientas de presentación, una computadora o tizas. Los participantes podrían necesitar cuadernos de trabajos, guías, reproductores de video u otro tipo de equipo.
   • Verifica la lista de recursos antes de la capacitación. Considera cada paso de la capacitación para garantizar que todos los equipos, materiales y herramientas sean accesibles y estén operativas.

editarIncluir acciones específicas

1. Evalúa la capacitación. Tu plan de capacitación debe incluir maneras en las que los participantes puedan evaluar su entrenamiento de manera progresiva. Asimismo, deben existir puntos de referencia claros que midan la eficacia de la capacitación. Por ello, debes declarar específicamente en qué puntos de esta se medirá el logro de las metas.^[10]
   
   • Implementa herramientas de evaluación concretas en tu plan de capacitación. Por ejemplo, podrías hacer que los participantes completen un cuestionario o una prueba después de concluir cada módulo.
   • Haz que los instructores pidan retroalimentación. En tu plan de capacitación, indica que los instructores deben observar las actitudes de los participantes. Si los participantes parecen estar perdidos o si les falta motivación, indica que los instructores deben ocuparse de ello.
2. Ofrece alternativas. No todos los grupos de participantes responderán de la misma manera a tus métodos de capacitación. Tu plan de capacitación debe indicar que los instructores deberán estar preparados para enseñar el material de diversas maneras. Para cada sección de contenido, tu plan de capacitación debe indicar los diversos métodos que emplearás para impartir las lecciones.^[11]
   
   • Por ejemplo, algunos grupos podrían ser menos locuaces que otros. En lugar de realizar una sesión de preguntas y respuestas con un grupo grande, haz que los participantes trabajen en pares.
   • Al impartir el material, es posible utilizar ejemplos específicos para ilustrar los puntos de la lección. Si los participantes no parecen comprender el material, asegúrate de haber incluido ejemplos alternativos en el plan de capacitación.
3. Indica quiénes serán los participantes de la capacitación. Quizás esta esté orientada a toda la organización, hacia un solo departamento o quizás sea específicamente para empleados nuevos. Recuerda que puedes desarrollar planes de capacitación independientes para diferentes grupos o equipos. En cada plan, sé claro sobre el grupo en el cual se centra la capacitación.^[12]
   
   • Agrupa a los participantes según el tipo de capacitación. Por ejemplo, algunos miembros de la organización podrían necesitar pautas generales, mientras que otros empleados involucrados en la ejecución de tareas diarias podrían requerir una capacitación más profunda.
4. Recurre a tus colegas. Por ejemplo, deberás calcular los costos de la capacitación. Si no estás involucrado con el departamento de contabilidad, es una buena idea pedirle a alguien que esté familiarizado con la situación financiera de tu empresa que te brinde esa información. Verifica la lista de los recursos requeridos para la capacitación con el fin de determinar cuánto dinero necesitarás.
   
   • Otros costos que debes tener en mente incluyen el alquiler de una sala de reuniones, la remuneración de los instructores y el tiempo de los empleados.^[13]
   • Asimismo, quizás sea necesario hablar con el gerente de planta de tu organización. Él o ella podría ayudarte a reservar una sala de conferencia.
   • Infórmale a tu departamento de TI que podrías necesitar ayuda durante la capacitación, en particular, si das clases en línea o si utilizas herramientas como la videoconferencia.
5. Elige instructores calificados. Con el fin de ofrecer una capacitación eficaz, deberás seleccionar al empleado más capacitado en el tema para realizar las sesiones de capacitación. Esta persona podría ser alguien que trabaja para tu organización o un experto externo. Examina sus credenciales y su experiencia antes de contratarlo.^[14]
   
   • Busca instructores que tengan experiencia utilizando los métodos que deseas ofrecer. Por ejemplo, si realizarás tu capacitación en línea, asegúrate de encontrar a alguien que se sienta cómodo con esa plataforma.
   • Comunícate con tus instructores. Dales la oportunidad de hacer preguntas y asegúrate de que entiendan claramente cuáles son los objetivos y resultados deseados.

editarReferencias

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Source: Wiki News