Cómo gestionar tu correo electrónico de Outlook de manera efectiva

Un buzón de correo desordenado podría hacer difícil para los usuarios encontrar sus correos necesarios. Microsoft Outlook provee algunas herramientas útiles que ayudan a los usuarios a filtrar y organizar sus mensajes de una forma más manejable. Outlook puede incluso ayudar a aumentar la eficiencia y el rendimiento para los usuarios. Ya sea que estés usando Outlook 2010, Outlook 2007 u Outlook 2003, puedes manejar fácilmente tus correos electrónicos.
Puedes usar las siguientes herramientas para limpiar tu bandeja de entrada así como para hacer más fácil encontrar la información que necesitas.

editarPasos

editarFiltrar

1. Filtra los mensajes rápidamente. Outlook 2010 tiene una nueva función que ayuda a ordenar los mensajes por fecha y los organiza en conversaciones.
   
   • Cuando uses esta función, los mensajes que tengan el mismo tema aparecerán como conversación y los usuarios pueden verlo, expandirlo o reducirlos haciendo clic en el ícono de la izquierda de la línea del asunto. Los mensajes dentro de cada conversación se clasifican con el mensaje más nuevo ubicado en la parte superior. Cuando recibes un nuevo mensaje, toda la conversación se moverá a la parte superior de la lista de correos electrónicos que te ayuda a seguir fácilmente el flujo de los correos electrónicos.
   • Para activar la conversación, en la pestaña Ver del grupo de conversaciones, marca la casilla Ver como conversación. Puedes reducir el tamaño de una conversación con la función Limpiar. Esta función ayudará a remover los mensajes repetidos en la conversación.
   • En la pestaña Inicio en el grupo de mensajes Eliminados, haz clic en Limpiar luego haz clic en Limpiar conversación. En todas las versiones de Outlook, los usuarios pueden encontrar mensajes en el buzón de correo más rápido cambiando la forma en que se clasifican en la carpeta de correos electrónicos. Por ejemplo, puedes ordenar tus correos electrónicos por fecha, remitente, y tamaño de archivo o nivel de importancia.
2. Utiliza asuntos encabezados estandarizados. La energía mental requerida para cambiar el enfoque entre los temas cambiantes te agota, no el volumen. Tiendes a leer en orden secuencial, ya sea cronológicamente o por “persona más importante”. Esto es un agotamiento cerebral. Usa en su lugar esta regla; aplica a los correos electrónicos de reportes directos y funciona mejor que una conversación en cadena.
   
   • Identifica los 2 a 5 proyectos principales que más te preocupen; crea un encabezamiento para reflejarlos.
   • Hazle saber al equipo que prestarás principal atención a aquellos correos electrónicos con estos encabezamientos estandarizados. Estos son tus principales proyectos prioritarios en el momento, tu correo electrónico se ordenará por asunto y los prioritarios se leerán y responderán primero.
   • Deja claro que los correos electrónicos inapropiadamente encabezados, pondrán en lista negra al remitente por 1-x días.

editarAgrupar

1. Agrupa los mismos mensajes en las carpetas. Al crear una nueva carpeta de correo electrónico, los usuarios pueden agrupar los mensajes relacionados conjuntamente en carpetas. Por ejemplo, puedes agrupar los mensajes por asunto, proyecto, comunicación u otras categorías que sean apropiadas para tus trabajos o pasatiempos. Los usuarios pueden además crear una carpeta para todos los mensajes enviados por su jefe o alguien importante incluyendo la información principal que se necesita guardar. Para crear una nueva carpeta en Outlook 2010, ve a la pestaña Carpeta, en Nuevo, haz clic en Nueva Carpeta. Para crear una nueva carpeta en Outlook 2007 o Outlook 2003, ve a la barra de Menú, haz clic en Archivo, elige Nuevo y luego Carpeta.
   

editarCarpeta de búsqueda

1. Crea una carpeta de búsqueda para encontrar los mensajes. La carpeta de búsqueda es una manera rápida y conveniente de encontrar una colección de mensajes de correo electrónico. Esto no guarda ningún mensaje, pero proporciona las carpetas virtuales que muestran todos los mensajes en tu Bandeja de entrada basado en los atributos que estás buscando. Las carpetas de búsqueda de Outlook proporcionan funciones por defecto tales como Correos no leídos pero puedes además crear tus propias reglas. Por ejemplo, puedes usar las carpetas de búsqueda para ayudar a encontrar toda la información relacionada a un proyecto específico, un cliente importante o una próxima reunión.
   
   • Para crear una carpeta de búsqueda en Outlook 2010, en el correo, haz clic en la pestaña Carpeta, en Nuevo, haz clic en Nueva carpeta de búsqueda.
   • Para crear una carpeta de búsqueda en Outlook 2007 o Outlook 2003, en el correo, haz clic en el menú Archivo, mueve el mouse a Nuevo y haz clic en carpeta de búsqueda.

editarFiltro de correo electrónico

1. Reduce los correos no deseados con el filtro de correo electrónico. Mantén los mensajes de correo electrónico innecesarios lejos de la Bandeja de entrada usando el filtro de correo electrónico de Outlook. Este filtro enviará los correos electrónicos que se marquen como correos electrónicos no deseados dentro de una carpeta independiente en el buzón. Los usuarios pueden ver el contenido de esta carpeta para asegurarse que no hay ningún correo electrónico importante enviado de manera incorrecta ahí. Si es así, debes ajustar el filtro para evitar incorrecta señalización en los mensajes en el futuro.
   

editarCategoría por color

1. Asigna una categoría por color. Asigna un color a los grupos de mensajes de correo electrónico no relacionados y otras categorías en el Outlook tales como notas, contactos y citas. Desde ahí, los usuarios pueden fácilmente identificar y ordenarlos. Por ejemplo, puedes fácilmente seguir todos los mensajes, citas y contactos por proyectos de venta de computadoras creando una categoría llamada “Venta de computadoras” y asignando los mensajes a esta.
   

editarMarca

1. Marca para hacer seguimiento. Los usuarios pueden usar la bandera para la función seguimiento con la finalidad de marcar los mensajes de correo electrónico y tareas para ayudar a ordenarlas o marcarlas. Las banderas te indicarán a seguir un tema, recordar la solicitud de alguien u ordenar un mensaje indicado o un contacto. Estos además pueden organizar tu carpeta de correo electrónico fácilmente ya que conocen exactamente qué hacer y cuándo hacerlo. Ten en cuenta que cuando creas una tarea y estableces una fecha de expiración para la tarea, esta se marcará automáticamente para que no olvides la fecha de expiración para dicha acción y la lleves a cabo.
   

Source: Wiki News