Cómo organizar correos electrónicos

¿Tu bandeja de entrada es un desastre incontrolable lleno de mensajes no leídos y desechables que no quieres eliminar? Limpiar montones de correos electrónicos podría parecerte abrumador o incluso imposible, pero no tiene que ser así. Organízalos de manera simple y rápida con la ayuda de estos útiles consejos.

editarPasos

editarOrganizar una biblioteca de correos electrónicos

1. Prepárate para tomar una decisión sobre cada correo electrónico que tengas en tu bandeja de entrada. Organizarlos significa que finalmente tendrás que decidir qué hacer con cada uno de esos correos sobre los que no has querido o no has podido tomar acciones. Para que este proceso sea sencillo, solo permítete dos opciones: archivar o eliminar. Necesitarás un criterio de selección para determinar qué correos guardarás y cuáles eliminarás al final. Tener en mente tu objetivo principal te ayudará con esto.
   
   • Si tu objetivo primordial es tener una bandeja de entrada vacía todas las noches, tendrás que crear carpetas de archivos que concuerden con tus correos importantes y tendrás que estar dispuesto a eliminar muchos de ellos.
   • Para elaborar tu criterio de selección, hazte la siguiente pregunta: ¿ya has tomado medidas con respecto a este correo? ¿Hay alguna información importante en él que tengas que guardar como registro? ¿Cuán antiguo es el correo? ¿Sigue siendo relevante de alguna manera?
   • En general, debes eliminar la mayoría de los correos que tengan más de 30 días.^[1] Las excepciones son los mensaje que contienen información crucial, como la correspondencia con tus supervisor o tus recibos. Puedes conservar la mayoría de los correos que tengan menos de 30 días porque es posible que todavía no hayas tomado medidas con respecto a ellos o que estos contengan información importante que tengas que guardar.
2. Crea carpetas para organizar el contenido de tu bandeja de entrada. El proceso de crear una biblioteca de carpetas será específico a tu proveedor de correo electrónico. Sin embargo, hay una manera general de crearlas que puede aplicarse fácilmente en cualquier de ellos, sea Gmail, Hotmail, Yahoo! Mail, Outlook o iCloud.
   
   • Una vez que hayas iniciado sesión en tu cuenta de correo electrónico, busca una opción para agregar una carpeta nueva en la parte superior de tu bandeja de entrada o en el panel que está a su izquierda. A fin de encontrar dicha opción, es posible que debas hacer clic en una pestaña que diga “Carpetas” y se abra un menú desglosable, o desplazarte por el panel de la izquierda. Una vez que hayas encontrado y presionado la opción para agregar una nueva carpeta, aparecerá una nueva ventana que te permitirá escribir el nombre que le pondrás. Una vez que lo hayas hecho, presiona “Ingresar” o haz clic en “Crear” o “Agregar” para terminar la creación de tu nueva carpeta.
   • Si tienes correos de muchos años, primero crea carpetas de barrido para darle un impulso inicial a tus esfuerzos de organización y simplificarlos. Estas carpetas te permitirán “barrer” un gran número de correos electrónicos a la vez. Lo más lógico es clasificarlos por fecha. Crea nuevas carpetas y ponles nombre en función a los años, trimestres o meses, lo que sea más efectivo en tu caso. No necesitarás una carpeta para el periodo de tiempo actual pues tu bandeja cumplirá esa función.^[2]
   • En el caso de los correos electrónicos que recibiste hace poco y quieras guardar, crea carpetas para acomodarlos en categorías separadas. Si estás organizando un correo personal, tus categorías generales pueden ser Cuentas mensuales, Escuela o jardín de los niños, Ofertas e Importante. Si estás organizando un correo de trabajo, algunas carpetas recomendadas podrían ser Reuniones, Cuentas, Facturas, Atención al cliente e Importante. Si tus mensajes son muy difíciles de delimitar, solo crea carpetas con las etiquetas Muy importante, Importante y No tan importante.
3. De ser necesario, crea subcarpetas. Es posible crear carpetas dentro de otras carpetas. Podría ser necesario hacerlo si recibes muchos correos electrónicos que no se pueden organizar adecuadamente en categorías básicas. Por ejemplo, si tu correo personal tiene una carpeta llamada Recibos, quizás necesites subcarpetas para separar los gastos de la escuela, del hogar y de recreación. El proceso de creación de una subcarpeta no será muy diferente al de una carpeta normal. Repite el proceso de agregar una carpeta, pero busca una opción que la coloque dentro de una ya existente.
   
4. Debes saber cómo acceder a tus nuevas carpetas. Una vez que las hayas creado, estas deben aparecer en el panel que dice “Carpetas” que estará a la izquierda de tu bandeja de entrada o debajo de la pestaña del mismo nombre que está en la parte superior. Ubica dónde se encuentra para que una vez que etiquetes o archives tus correos electrónicos, sepas dónde encontrarlos. Puedes navegar entre la bandeja y las carpetas haciendo clic en “Bandeja de entrada” para ver los correos que tienes en ella y luego haciendo clic en el nombre de una carpeta para acceder a ella.
   
5. Haz un barrido de tu bandeja de entrada. Antes de empezar el proceso de vaciado, elimina todos tus correos “antiguos” para que tus esfuerzos de organización se concentren solo en los actuales.
   
   • Para aislar los correos en función a la fecha, tendrás que hacer una búsqueda avanzada en tu bandeja de entrada. Busca una flecha hacia abajo cerca del extremo derecho de la barra de búsqueda y haz clic en ella.
   • Si tu programa de correo electrónico es Outlook, es probable que tengas que poner el cursor en la barra haciendo clic en ella. Ahora busca un enlace que diga específicamente “Búsqueda avanzada” u “Opciones de búsqueda”. Haz clic en él para seleccionar dichas opciones.
   • Ubica la opción para buscar por fecha y escribe el intervalo de tiempo que prefieras. Puedes aislar correos que estén dentro de un intervalo determinado de fechas o los que se enviaron en un día en particular.
   • Los mensajes que queden en tu bandeja de entrada serán la prioridad de tus esfuerzos de organización que realizarás ahora. Más adelante podrás lidiar con correos más antiguos siguiendo los mismos métodos detallados en este artículo, pero a fin de que este proceso sea simple y rápido, nos concentraremos en correos electrónicos actuales. Es posible que algunos más antiguos se borren o muevan a alguna carpeta si aparecen en los resultados de búsqueda durante el proceso de vaciado.

editarVaciar tu bandeja de entrada

1. Dale de baja a las notificaciones de tus redes sociales, los boletines y los correos promocionales que ya no quieres ver. Esto hará que muchos de los correos que eliminas rápidamente no vuelvan a llegar. Algunos candidatos son las notificaciones de páginas como Facebook, Twitter y Google+, así como las ofertas de tiendas a las que ya no vas.
   
   • Para darle de baja a tu suscripción desde un mensaje, primero ábrelo haciendo clic en él. Desplázate hasta el final y busca una línea de enlaces subrayados que estén en letras de grises.
   • Haz clic en el que diga “Darse de baja” o “Cancelar suscripción”. Este enlace abrirá una nueva página que te notificará que se ha aceptado tu solicitud o que te pida realizar más pasos para confirmar que te quieres dar de baja.
2. Vacía tu carpeta de spam. Este tipo de mensajes son fundamentalmente correo basura, es decir mensajes no deseados que las personas envían para obligarte a proporcionarles información personal o lograr que hagas clic en un enlace que podría descargar un programa malicioso en tu computadora. Si alguno de estos mensajes llegó a tu bandeja de entrada, es importante que lo saques de ahí.
   
   • Si encuentras un correo en tu bandeja de entrada que sin duda alguna es spam, haz clic en “Notificar” spam que se encuentra en la parte superior de la página y no intentes darle de baja. De esta forma el correo se trasladará automáticamente a la carpeta de spam. Luego haz una búsqueda rápida con la misma dirección de correo electrónico del remitente para ver si algún otro spam llegó a tu bandeja y hay que notificarlo.
   • Los correos que se notifican o identifican como spam estarán en una carpeta separada que se llama “Spam” o “Correo no deseado”. Para vaciar toda esta carpeta, selecciona todos los mensajes haciendo clic en el recuadro que está sobre el primer mensaje o en algún enlace que diga “Seleccionar todos”. Después haz clic en “Eliminar”. En el caso de algunos proveedores de correo electrónico, es posible que tengas un enlace que diga “Eliminar todos”.
3. Elimina los correos electrónicos que ya no necesites. Normalmente tendrás que borrar todos los de más de 30 días de los que no te hayas ocupado o que no contengan información importante. Esta tarea podría tomarte algo de tiempo porque tendrás que tamizar tu bandeja lentamente y deshacerte de cada correo que tenga estas características de manera individual. Sin embargo, puedes hacerlo rápida y simplemente eliminando varios correos relacionados al mismo tiempo.
   
   • Puedes aislar varios correos electrónicos a la vez si escribes el nombre del remitente en la barra de búsqueda. Busca un botón desglosable cerca del extremo derecho de la barra y haz clic en él. Si tu programa de correo es Outlook, tendrás que poner el cursor en la casilla, como si fueras a ingresar algún texto, haciendo clic en ella.
   • Haz clic en el enlace de “Búsqueda avanzada” para especificar el método. Selecciona la opción para buscar solo por remitente. Para obtener mejores resultados, copia y pega su dirección de correo electrónico, lo que aislará los mensajes que corresponden exactamente.
   • Dependiendo del programa de correo que utilices, haz clic en la opción para seleccionar todos y luego haz clic en “Eliminar”.
   • Este método de selección funcionará bien para eliminar los mensajes de los remitentes a los que hayas dado de baja.
4. Archiva los mensajes que quieras guardar. Entre ellos podrían estar los que no has leído pero que debes abordar, los promocionales que te gustan, los registros de compras recientes o la correspondencia sobre algún asunto importante. Saber dónde poner cada mensaje no debe ser difícil pues ya habrás creado tus nuevas carpetas.
   
   • El proceso de trasladar un mensaje de tu bandeja de entrada a una carpeta no es el mismo en todos los proveedores de correo electrónico pero este procedimiento básico se puede aplicar en la mayoría.
   • Selecciona el mensaje que te gustaría mover haciendo clic en el recuadro que está a su lado o directamente sobre él.
   • Después mira el panel a la izquierda de tu bandeja o en la cinta de opciones que está sobre ella. Verás una etiqueta que diga “Carpetas” o “Mover a”. Hazle clic en ella y selecciona en el menú desglosable el nombre de la carpeta a la que te gustaría mandar el mensaje.
5. Mueve varios correos electrónicos al mismo tiempo a una carpeta nueva. Hacerlo uno por uno puede ser una tarea abrumadora, pero es posible simplificar el proceso si aíslas varios mensajes relacionados y los envías a una misma carpeta de una sola vez.
   
   • Si has recibido varios mensajes del mismo remitente, puedes escribir su nombre en la casilla de búsqueda para mostrar solo esos. Si quieres mover todos los recibos que te hayan enviado a una sola carpeta, realiza una búsqueda general con la palabra “recibo” para ver todos los mensajes que la tengan. Por otro lado, si quieres guardar correos promocionales de tu tienda favorita, escribe su nombre en la casilla de búsqueda y haz clic en buscar.
   • Una vez que los mensajes relacionados estén separados del resto de tu bandeja de entrada, podrás seleccionar el recuadro o el enlace “Seleccionar todos”, y luego hacer clic en “Mover a” y en el nombre de la carpeta a la que te gustaría que vayan los mensajes.
   • Si no puedes aislar mensajes relacionados por medio de una búsqueda, desplázate en tu bandeja de entrada y selecciónalos uno por uno. Haz clic en el recuadro que está al lado de cada mensaje para seleccionarlo. Si no hay ningún recuadro, haz clic en el primer mensaje que quieres seleccionar para destacarlo. Para seleccionar más, haz clic en ellos tienes presionada la tecla “Control” (si tienes una computadora Windows) o “Comando” (si estás en una máquina Mac).
6. Toma medidas sobre los correos electrónicos que queden. Si ya archivaste los correos con los que ya lidiaste pero había que conservar y has eliminado los que ya no eran importantes, te habrás quedado con los que tienen menos de 30 días y se tienen que responder o tomar medidas al respecto. Si el objetivo de organizar tu bandeja de entrada es tenerla vacía, sigue adelante y responde o toma acciones en función a estos correos. Luego archívalos o elimínalos. Si no tienes problemas en que permanezcan en la bandeja, déjalos ahí; pero asegúrate de responderlos prontamente, lo que significa antes de que pasen 30 días desde que los recibiste.
   
7. Une direcciones de correo electrónico diferentes. Si tienes dificultades para estar al corriente con los mensajes de varias cuentas de correo, unirlas podría ser la mejor opción en tu caso. No tendrás que actualizarlas con las nuevas direcciones o contarles a tus amigos, familiares o clientes sobre el cambio. Aunque no inicies sesión con la dirección de correo antigua, esta seguirá activa y tus mensajes simplemente llegarán a la que prefieras utilizar.^[3]
   
   • La mayoría de proveedores de correo electrónico te permitirán unir hasta cinco cuentas diferentes. Si tienes más de cinco, podrás hacer que los mensajes que lleguen a la antigua cuenta se reenvíen a la de tu preferencia.
   • Este proceso básico para unir cuentas diferentes se puede aplicar en el caso de la mayoría de proveedores de correo electrónico. Haz clic en “Ajustes” o “Configuración”, luego en “Cuentas” y después en “Agregar cuenta”. Escribe la dirección de correo electrónico que te gustaría unir a tu cuenta y luego haz clic en “Siguiente”.
   • Tu proveedor procesará la información y llenará automáticamente la información restante que requiera. Ingresa la contraseña y luego haz clic en “Siguiente” o “Agregar” para conectar tus cuentas de correo electrónico.
   • Si la operación tuvo éxito, habrás terminado. De lo contrario, es posible que te pidan volverlo a intentar siguiendo las instrucciones de la pantalla o que tengas que conectar ambas direcciones de correo manualmente.
   • Lamentablemente, el correo de iCloud no te permite unir direcciones de otro proveedor.

editarMantener tu correo electrónico limpio en el futuro

1. Usa filtros o reglas para organizar los mensajes que recibas en el futuro. Mantener tu bandeja de entrada ordenada puede convertirse en un proceso que te tome mucho tiempo si esta se llena muy rápido. Crear filtros para los mensajes entrantes automatizará tus esfuerzos de organización, lo que te ayudará a mantener una bandeja ordenada y te dejará tiempo libre para que lo dediques a tareas más importantes. El proceso para programar filtros o reglas dependerá de tu proveedor de correo electrónico.
   
2. Crea filtros en Gmail.^[4] Para hacerlo, haz clic en la flecha que está en la casilla de búsqueda. Una ventana más pequeña aparecerá y te permitirá ingresar los criterios de búsqueda específicos de los correos que quieres filtrar.
   
   • Digamos que quieres filtrar las notificaciones de Netflix. Escribe “Netflix” o copia y pega su dirección de correo electrónico en la casilla. Después selecciona las acciones que quieres que adopte el filtro. ¿Quieres que Gmail archive y le ponga etiquetas a tus mensajes de Neflix automáticamente? De ser así, selecciona “Saltar recibidos (Archívalo)” y aplica la etiqueta. Después haz clic en el botón “Crear” un filtro.
   • También puedes filtrar correos específicos accediendo a ellos de manera directa. Siguiendo con el ejemplo de Netflix, selecciona uno antiguo, haz clic en “Más” y luego en “Filtrar mensajes similares”. La ventana de criterios para filtrar se abrirá una vez más y te permitirá llenar la información adecuada.
3. Crea reglas en Outlook.^[5] En este programa, a los filtros se les llama reglas. Puedes crearlas para enviar automáticamente los mensajes entrantes a una carpeta determinada o realizar una acción como eliminar ciertos mensajes.
   
   • Para crear una nueva regla, abre el programa Microsoft Outlook, haz clic en el menú “Archivo” y luego en “Administrar reglas y alertas”. Se abrirá un cuadro de diálogo de “Reglas” que te ayudará a crear tus nuevas reglas.
   • Selecciona las condiciones que quieres que tengan los correos a los que se les aplicará esta regla o las acciones que quieres que Outlook tome con respecto a ellos. Cuando hayas terminado, haz clic en “Nueva regla”.
4. Crea filtros en Yahoo Mail. Para hacerlo, selecciona el menú de configuración en la barra de herramientas superior y luego haz clic en “Configuración”. A continuación, en la categoría de “Filtros”, haz clic en “Añadir” para crear un nuevo filtro.
   
   • Para ponerle nombre, escribe el que prefieras en la casilla que dice “Nombre del filtro” y después ingresa el correo electrónico del remitente debajo de “De:contiene”. No marques la casilla que dice “Coincidir mayúsculas y minúsculas”, lo que hará que Yahoo aplique el filtro en general.
   • Puedes seleccionar (o crear si fuera necesario) la carpeta a la que quieres que se envíe el mensaje de manera automática si seleccionas “Mueve el mensaje a esta carpeta”. Cuando termines, haz clic en “Guardar”.
5. Crea reglas en iCloud.^[6] Este proveedor también utiliza reglas en lugar de filtros para organizar los correos.
   
   • Para crear una nueva regla, selecciona “Correo”, luego “Preferencias” y, por último, “Reglas”. Selecciona “Añadir regla” y crea el nombre que le darás. Selecciona si una o todas las condiciones tienen que cumplirse para que la regla se aplique al mensaje. Elige las condiciones que quieres que tenga la regla y después especifica las acciones que quieres iCloud tome con respecto a los mensajes que cumplan con ellas.
   • Añade más acciones haciendo clic en “Agregar” o el signo de suma (+). Para aplicar las reglas a los mensajes, selecciona uno, haz clic en “Mensaje” y luego en “Aplicar reglas”.
6. Crea reglas que puedas seguir para mantener tus correos en orden. Tal vez ya hayas programado sistemas para enviar correos al archivo o alguna carpeta, o para eliminar algunos, pero todavía no has decidido lo que harás con los mensajes archivados que no cumplan con las condiciones de los filtros o reglas que hayas establecido.^[7]
   
   • Decide mantener tu objetivo principal. Si este era que tu bandeja de entrada quede vacía o al menos que sea posible ver el final, trata de conseguirlo semanalmente.
   • Elige un día a la semana para revisar tu bandeja de entrada y limpiarla.
   • Toma acciones inmediatamente. Si un correo tiene un apremio de tiempo o es urgente, es evidente que tendrás que responderlo y ocuparte de él rápidamente. Hazte el hábito de hacer lo mismo con los que no tengan urgencia. Responde o toma acciones al respecto de inmediato, o planifica hacerlo en los próximos días.
   • Deshazte rápidamente de los correos electrónicos que no requieran tomar acciones. Separa un momento todos los días para revisar rápidamente tus nuevos mensajes y elimina los que no son importantes o no requieren una respuesta.
   • Escoge un día a la semana para archivar correos que tienes que guardar. Esto dependerá del número que recibas a diario. Si las cosas pueden salirse de control en unos cuantos días, será recomendable que te formes el hábito de archivar tus correos al final de cada día.
7. Descarga aplicaciones que puedan ayudarte. Hay varias aplicaciones de correo electrónico y herramientas en Internet que te ayudarán a mantener tu bandeja de entrada organizada. Si crees que necesitas más ayuda automatizada, busca una aplicación o una herramienta en Internet que sea compatible con tu proveedor de correo y con tu teléfono.
   

editarConsejos

• Si tu bandeja está llena de cientos e incluso miles de correos, haz una barrida rápida y luego concéntrate solo en los actuales.
• Si ves Outlook en Internet, no encontrarás una pestaña que diga “Archivo”. Tendrás que hacer clic en el ícono de la tuerca para ver la configuración y luego presionar “Administrar reglas” en el menú desglosable. En la ventana que aparece, haz clic en “Nuevo”, lo que abrirá una ventana más pequeña al medio de la pantalla. Selecciona las condiciones o acciones que quieres que tome Outlook. Puedes seleccionar más de una haciendo clic en el símbolo de suma (+) que estará debajo de tu última selección. Cuando hayas terminado, haz clic en “Crear regla”.
• Cuando estés creando una nueva carpeta o apliques reglas a tu bandeja de entrada en Gmail o iCloud, asegúrate de que ninguna carpeta o mensaje esté seleccionado. Gmail o iCloud asumirán que quieres hacer cambios en las carpetas o los mensajes seleccionados.
• Al unir alguna dirección de correo electrónico en Gmail, las que son de otro proveedor deben tener acceso al POP (Post Office Protocol), que será el medio que Gmail utilizará para recuperar los mensajes. Si tus otras cuentas de correo no ofrecen acceso a este protocolo o si quieres unir más de cinco cuentas, simplemente tendrás que hacer que los mensajes se reenvíen de manera automática a la de Gmail. Tendrás que configurar esta opción en el otro correo electrónico. Los pasos a seguir serán diferentes para cada proveedor, pero podrás acceder a dicha opción en los menús de “Configuración” o “Administrar cuenta”.
• Si tienes problemas para unir tus correos en Outlook porque son de otro proveedor y no se conectan después de varios intentos, es posible que no puedas hacerlo con esa cuenta en específico o tengas que ponerte en contacto con el administrador de correo electrónico o el Proveedor de servicios de Internet para conseguir ayuda.

editarAdvertencias

• Unir tus cuentas de correo puede ser difícil si no eres bueno con la tecnología. Tendrás que saber si la otra cuenta utiliza la configuración POP o la IMAP y también es posible que tengas que resolver intentos fallidos de conexión. Si tu proveedor de correo electrónico tiene una opción que te explique el proceso “paso a paso”, aprovéchala.

editarReferencias

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Source: Wiki News