Cómo reducir el tamaño de un archivo de Microsoft Word

Este wikiHow te enseñará a reducir el tamaño de archivo de un documento de Microsoft Word. Si el archivo de Word es demasiado grande, esto se debe, por lo general, a que las imágenes contenidas en el documento no se insertaron correctamente, o no se comprimieron lo suficiente. Puedes reducir el tamaño de un documento de Word si insertas las imágenes correctamente (no utilizando las funciones de “copiar” y “pegar”), comprimes las imágenes, borras todas las versiones de auto-recuperación, desactivas las miniaturas, y desactivas las fuentes incrustadas.

editarPasos

editarInsertar las imágenes correctamente

1. Haz clic en . Es la pestaña ubicada en la barra de menús, en la parte superior de la pantalla. Esta acción revelará un nuevo conjunto de opciones en la parte superior de la página.
   • Lo mejor es utilizar la opción “Insertar” para agregar imágenes en un documento de Word, en lugar de utilizar las funciones “Copiar” y “Pegar”. Al copiar y pegar una imagen, se pierde una cantidad de compresión, se cambia el tipo de archivo, y se agregan datos adicionales que pueden aumentar el tamaño del archivo.^[1]
2. Haz clic en . Haz clic en el botón “Imágenes”, el cual luce como una fotografía que tiene la pantalla de una computadora en la esquina inferior derecha. Encontrarás este botón en la parte superior del menú, al costado del ícono “Tabla”. Esta acción abrirá el explorador de archivos donde podrás buscar y seleccionar las imágenes que desees agregar.
   • Cuando utilices una Mac, esta acción abrirá un pequeño menú desplegable. Selecciona la opción Imagen desde archivo… en el menú.
3. Selecciona la imagen que deseas insertar. Utiliza la ventana del explorador de archivos para dirigirte a la ubicación de la imagen, y luego haz clic sobre ella para seleccionarla.
4. Haz clic en . Es el botón ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana del explorador de archivos. Esta acción insertará la imagen en el documento de Word en un formato que funcione mejor con los documentos de Word, sin llegar a copiar ningún tipo de datos adicionales innecesarios.

editarComprimir las imágenes

1. Selecciona una imagen en el documento de Word. Haz clic sobre cualquier imagen en la página del documento de Word para seleccionarla. Esta acción abrirá el menú “Formato” en la barra azul de menús de la parte superior.
   • Si utilizas una Mac, esta pestaña tendrá el título “Formato de imagen” y se encontrará en la parte superior de Word.
2. Haz clic en . Haz clic en el botón “Comprimir imágenes”, el cual luce como una fotografía que tiene flechas azules en cada esquina. Lo encontrarás en la sección de la parte superior izquierda del menú ubicado en la parte superior del documento de Word.
   • En las versionas anteriores de Word, deberás haces clic en la opción Formato, ubicada en la parte superior, y seleccionar la opción Comprimir imagen desde el menú desplegable.
3. Selecciona aquellas imágenes que deseas comprimir. Si deseas aplicar una compresión a todas las imágenes en el documento, marca la casilla “Todas imágenes en el documento”. Si solamente deseas comprimir la imagen que seleccionaste, elige la opción “Aplicar solo a esta imagen”.
   • En el caso de que hayas recortado alguna imagen en Word, también puedes marcar la casilla con la opción “Eliminar las áreas recortadas de las imágenes”, lo cual eliminará las áreas recortadas de forma permanente. Esta acción reducirá el tamaño del archivo, pero ya no podrás ajustar el recorte de las fotos.
4. Elige una resolución. Haz clic en el botón de proporción para elegir el nivel de compresión que deseas utilizar, el cual varía desde “HF” (Máximo tamaño de imagen) hasta “Correo electrónico” (96 PPI). Mientras más bajo sea el PPI (píxeles por pulgada, o “pixels per inch”, según sus siglas en inglés), mayor será la reducción del tamaño del archivo del documento de Word, lo cual también disminuirá la calidad de imagen de la foto.
   • Es posible que algunas opciones se encuentren no disponibles, en el caso de que las imágenes en el documento ya hayan sido sometidas a una compresión por debajo de las resoluciones PPI más altas.
   • Las resoluciones PPI más bajas están diseñadas para visualizarse desde la pantalla de una computadora. Es posible que la imagen luzca borrosa en un formato impreso.
5. Haz clic en . Encontrarás este botón en la parte inferior de la ventana. Esta acción comprimirá las imágenes en el documento, lo cual reducirá el tamaño de archivo del documento de Word.^[2]

editarBorrar las versiones de auto-recuperación

1. Haz clic en . Será la primera opción en la parte superior izquierda de la barra azul de menús ubicada en la parte superior de Word.
2. Haz clic en . Será la primera opción en parte superior de la columna azul ubicada a la izquierda.
3. Haz clic en “Administrar documento” . Es el ícono que contiene varias páginas amarillas y una lupa. Esta acción abrirá un menú desplegable.
4. Haz clic en “Borrar todos los documentos sin guardar” . Es la opción ubicada en la parte inferior, la cual lucirá como un ícono con tres páginas amarillas y una “X” de color rojo. Esta acción borrará todas las copias recientes de cualquier versión de auto-recuperación de tu documento que no haya sido guardada.

editarDesactivar las miniaturas

1. Haz clic en . Será la primera opción en la parte superior izquierda de la barra azul de menús ubicada en la parte superior de Word.
2. Haz clic en . Será la primera opción en parte superior de la columna azul ubicada a la izquierda.
3. Haz clic en “Propiedades” . Encontrarás esta opción en la parte superior del costado derecho de la página. Esto abrirá un pequeño menú desplegable que tendrá una sola opción.
4. Haz clic en “Propiedades avanzadas”. Es la única opción que aparecerá al costado del ícono de la lista pequeña de viñetas. Esto hará aparecer la ventana “Propiedades” del documento.
5. Haz clic en la pestaña . Es la segunda pestaña en la parte superior de la ventana.
6. Desmarca la casilla para “Guardar miniaturas para todos los documentos de Word”. Encontrarás esta opción en la parte inferior de la página “Resumen”. Si tu documento cuenta con bastantes imágenes, la desactivación de esta función reducirá aún más el tamaño de archivo del documento de Word.
7. Haz clic en . Esta acción guardará los cambios en el documento.

editarDesactivar las fuentes incrustadas

1. Haz clic en . Será la primera opción en la parte superior izquierda de la barra azul de menús ubicada en la parte superior de Word.
2. Haz clic en . Será la última opción en la parte inferior de la columna azul de la izquierda. Esto abrirá la página principal de ajustes de Microsoft Word.
3. Haz clic en la pestaña de la izquierda. Haz clic en la pestaña “Guardar” en la columna del lado izquierdo para abrir la página de configuración, y así podrás personalizar la forma en que Word guarda los documentos en el panel de la derecha.
4. Desmarca la casilla con la opción “Incrustar fuentes en el archivo”. Cuando esta opción se encuentra desactivada, no se utilizarán en el documento aquellas fuentes que no se hallen en la computadora, lo cual puede reducir el tamaño de archivo del documento de Word, en el caso de que hayas utilizado fuentes poco comunes.
5. Haz clic en . Encontrarás esta opción en la parte inferior del menú “Guardar”. Esta acción guardará los cambios en Microsoft Word.
   • Cuando esta opción se encuentre desactivada, utiliza solamente las fuentes comunes estándar en tu documento de Word, de forma que los otros usuarios no tengan problemas para visualizar correctamente el documento.

editarReferencias

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Source: Wiki News