La seguridad en la gestión documental tiene una importancia enorme en tu negocio. Si tu empresa almacena documentos de forma habitual, es esencial que dispongas de un sistema de almacenamiento que te aporte seguridad. Una organización puede disponer de muchos tipos de documentos: informes de ventas, inventarios, facturas, contratos, documentos de trabajo, etc. Se trata del patrimonio documental de tu negocio y si se perdiera supondría sin duda un problema a nivel operativo.
Hoy día las empresas necesitan tener un especial cuidado con la gestión documental. Con frecuencia, se envían documentos por e-mail o se utilizan herramientas de almacenamiento en la nube, sin tener cuidado de dónde, cuándo y a quién se está otorgando permiso para acceder a dichos datos.
En el post de hoy quisiéramos que entiendas la importancia de la seguridad en la gestión documental, ya que si no cuentas con copias de seguridad de tus documentos, tu negocio se arriesga a perder su documentación.
¿Qué es la gestión documental?
Las empresas trabajan con frecuencia con una gran variedad de documentos. Hoy día pocas veces estos documentos se imprimen, ya que la digitalización permite trabajar con ellos y utilizarlos en cualquier ordenador. Que no dispongamos de un archivo físico de nuestros documentos no significa, sin embargo, que no debamos cuidar de nuestros datos.
La falta de una gestión documental adecuada puede dar lugar a que:
- No encontremos documentos cuando lo necesitamos.
- Nuestra actividad se vea afectada por el desorden.
- Los datos almacenados en nuestros documentos acaben en malas manos.
- Perdamos completamente la información en caso de un problema con nuestro ordenador.
Hay distintos errores típicos que se cometen en la gestión documental de las empresas. Veamos qué aspectos debes tener en cuenta para no caer en ellos.
Errores comunes de seguridad en la gestión documental
Hay varios errores que pueden dar lugar a situaciones de riesgo en la gestión de nuestros documentos. Veamos cuáles son.
- Almacenar los datos en múltiples ordenadores
Cuando almacenas los datos de forma desordenada en múltiples ordenadores, tu empresa no puede funcionar fácilmente a nivel operativo. Para consultar un contrato necesitas conectarte a un ordenador y para consultar otro necesitas conectarte a otro.
Almacenar los datos en múltiples ordenadores aumenta los riesgos de que se pierda la información. Además, se hace muy difícil trabajar si no puedes localizar en cada momento dónde está el documento que necesitas.
2. Guardar los datos en un solo ordenador
Existe también un riesgo asociado a almacenar todos los documentos en un único ordenador. Y es que si ese ordenador sufre algún percance, como que no sea accesible debido a un ransomware, pierdas la posibilidad de acceder a la información.
En caso de que tengas un malware, podrías incluso perder los documentos almacenados en ese sistema. Por tanto, tener todos los documentos en un solo ordenador aumenta los riesgos para tu seguridad documental. Además, dificulta que los distintos empleados puedan acceder a la información que necesitan para trabajar, ya que a menos que tengas tus equipos en red, tendrías que conectarte a ese ordenador para acceder a los documentos.
3. No hacer copias de seguridad de los documentos
El tercer error más importante y que muchas veces se comete es no tener copias de seguridad de los documentos. Esto supone que en caso de que se produzca cualquier circunstancia que te haga perder los documentos no puedas volver a restaurarlos y pierdas esa información.
Piensa que los documentos de tu empresa pueden estar almacenados en múltiples lugares, como el correo electrónico o incluso en papel. Pero para poder volver a recuperar otro podría suponer horas y horas de trabajo.
4. Enviar documentos importantes por email o sistemas de almacenamiento
Que tu empresa tenga documentos dispersos en correos electrónicos y sistemas de almacenamiento puede suponer un problema. Piensa que cambias de proveedor de correo. Tendrías que comprobar que no pierdes ningún documento que tuvieras en tus múltiples correos electrónicos.
En el caso de los sistemas de almacenamiento en la nube, estos no siempre se adaptan al 100% a los requisitos de la RGPD. Es posible que si tus documentos contienen datos personales de terceros, pero estos no te han dado su consentimiento para almacenarlos en dichas plataformas, estés cometiendo una infracción, que en caso de cualquier problema de seguridad podría afectar a tu negocio.
5. Hacer backups de tus documentos, pero no hacerlos correctamente
Por ejemplo, haces tus backups usando una memoria USB, con el riesgo de que se pueda estropear y perderlo todo. O peor aún, utilizas este tipo de dispositivos de almacenamiento para guardar documentos, pero no lo haces de forma automatizada. Entonces, en caso de que se produjera cualquier eventualidad, es posible que tu última copia sea de hace mucho tiempo y no puedas recuperar los datos de tus documentos.
Mejora la seguridad documental en tu empresa
Desde Gadae Netweb nos gustaría que pudieras prestar más atención a la seguridad en la gestión documental. Muchas empresas cometen los errores que hemos reseñado antes sin percatarse de los riesgos.
Con nuestro servicio de copias de seguridad automáticas podrías tener tus documentos a salvo y poder acceder a ellos siempre que los necesites. Tus archivos se almacenarían cifrados, por lo que estarían siempre protegidos ante cualquier atacante informático.
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